Déménager son entreprise est une grande étape. Généralement, c’est l’occasion rêvée pour obtenir des locaux plus grands, plus spacieux et plus adaptés à notre travail. Mais on ne déménage pas son entreprise en quelques jours. Le processus de déménagement d’une Petite ou Moyenne Entreprise est long et demande beaucoup d’organisation.
Comptez en moyenne :
- Un mois de préparation pour une entreprise de moins de 100 personnes
- Entre deux et trois mois de préparation pour une entreprise comptant entre 100 et 300 personnes
- Six mois pour une entreprise de plus de 300 personnes
Si vous n’avez pas encore planifié votre déménagement il est conseillé de s’organiser autour des vacances scolaires, particulièrement pendant la fin des vacances d’été ou pendant les vacances d’hiver.
Les dépenses varient d’une entreprise à l’autre et déménager un poste peut coûter entre 200 et 2000 Francs Suisses si vous incluez le transfert du mobilier associé.
Voici une liste de démarches à effectuer dans le but de réduire le stress inhérent au déménagement ainsi que les coûts cachés.
1.Faire un audit de vos locaux
Parmi les premières tâches à effectuer, celle-ci se situe en haut de liste. Il est important de penser à faire vérifier vos futurs locaux, et ce, avant même de signer votre bail. Des locaux trop petits, un problème de sécurité ou de climatisation peuvent, par exemple, représenter des coûts supplémentaires dont il est préférable d’être informé en avance.
2.Relire son bail et poser son préavis de départ
Lisez prudemment et consciencieusement le bail de vos locaux actuels et choisissez le bon moment pour poser votre préavis. Certains baux requièrent 6 mois de préavis, il vaut donc mieux être informé de vos conditions de départ en avance, à défaut de devoir régler 6 mois de loyer supplémentaires.
3.Nommer des délégués responsables du déménagement
La masse de travail nécessaire au déménagement de votre entreprise n’est pas négligeable et vous aurez besoin de renfort pour mener à bien cette tâche qui peut parfois s’avérer être d’une difficulté herculéenne.
N’hésitez pas à engager un de vos employés dans la coordination du transfert de votre entreprise. Cela vous permettra de vous délester d’une charge importante : votre collaborateur organisera le déménagement pour vous et vous détaillera les évolutions lors de rapports quotidiens ou hebdomadaires.
4.Informez vos employés de votre déménagement
Il est d’une importance capitale d’informer vos employés en bonne et due forme. Une mauvaise communication avec vos salariés pourrait conduire à des incompréhensions et une augmentation du stress dans l’entreprise, ce qui pourrait avoir de terribles répercussions.
Entreprenez une bonne communication plusieurs mois à l’avance. Informez vos employés de vive voix, à travers des délégués, des affiches ou même votre site internet.
Leurs habitudes de travail changeront et ils devront s’adapter à un nouveau rythme, pour cela ils auront besoin d’être rassuré.
5.Informez vos clients et collaborateurs de votre déménagement
Clients, collaborateurs, fournisseurs, administrations… Tout le monde doit savoir que vous déménagez. Une fois parti, chacun doit être en mesure de savoir où vous trouver.
6.À propos des nouveaux locaux
Sont-ils accessibles et comment ? Y a-t-il des travaux à effectuer et à quel niveau ? Là encore, il vaut mieux vous y prendre à l’avance car certains travaux vous prendront jusqu’à plusieurs mois et vous ne pourrez pas forcément vous permettre d’accueillir vos employés et vos collaborateurs dans des locaux inachevés ou insalubres.
7.À propos des anciens locaux
Pensez encore une fois à vous y prendre à l’avance. Quels sont les travaux que vous devez effectuer avant de rendre les clefs à votre propriétaire ? Lisez votre bail attentivement et commencez les travaux plusieurs mois avant de quitter les lieux.
8.Renouvelez votre mobilier et votre parc informatique
Un déménagement, c’est aussi une bonne occasion de faire un grand ménage dans vos ressources techniques et mobilières.
Changez vos meubles vous permettra d’une part d’adapter votre mobilier à vos nouveaux locaux et d’autre part de faire des économies de déménagement (si les frais de livraison ne dépassent pas ceux des déménageurs)
Renouvelez votre parc informatique vous permettra de gagner en productivité et de réduire vos coûts d’une manière non négligeable. Prenez le temps d’analyser vos coûts actuels pour savoir si le passage aux nouvelles technologies est rentable à votre échelle.
N’hésitez pas à rencontrer les prestataires qui seront en mesure de vous renseigner sur les nouvelles technologies de votre domaine d’expertise. Cela peut aussi être l’occasion de revoir votre mode de production et d’accroitre considérablement votre productivité !
9.Étiquetez vos locaux
Le jour du déménagement vos salariés devront retrouver leurs postes et leurs affaires le plus facilement et le plus rapidement possible.
Pour ne pas perdre des heures dans une course d’orientation interminable, il est préférable de planifier l’arrivée des effets personnels et des salariés avec un étiquetage personnalisé. Chaque pièce de mobilier et chaque objet doivent être étiquetés en fonction de son service et/ou de son propriétaire.
Il est généralement bienvenu d’établir une feuille de route pour vos employés, ils sauront alors où se rendre le jour de leur arrivée dans vos nouveaux locaux.
10.Contactez votre entreprise de nettoyage
Prévenez votre prestataire ménager que vous allez déménager et que vous aurez besoin d’un service adapté à votre sortie des lieux.
11.Mettez en place une cellule de support
Le jour de votre arrivée et pour les jours suivants, il peut être bien senti de mettre en place une cellule gérant les problèmes liés au déménagement comme la perte de matériel, l’accueil de personnel mécontent…
